Rynek pracy w Polsce coraz częściej opiera się na pracownikach zagranicznych – zarówno z krajów Unii Europejskiej, jak i spoza niej. Dla wielu firm to szansa na uzupełnienie braków kadrowych, ale jednocześnie wyzwanie organizacyjne i podatkowe. Zatrudniając cudzoziemca, pracodawca musi pamiętać o specyficznych obowiązkach – również tych wobec urzędu skarbowego.
Kogo dotyczą dodatkowe obowiązki?
Z punktu widzenia przepisów podatkowych, cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca polskiej rezydencji podatkowej. Kluczowe znaczenie ma więc nie obywatelstwo, ale miejsce zamieszkania dla celów podatkowych.
Jeśli pracownik mieszka w Polsce przez co najmniej 183 dni w roku lub posiada tu centrum interesów życiowych i gospodarczych (np. rodzinę, mieszkanie, zatrudnienie), jest uznawany za polskiego rezydenta podatkowego i podlega opodatkowaniu na takich samych zasadach jak obywatel Polski.
Zatrudnienie cudzoziemca a podatek dochodowy
Bez względu na obywatelstwo pracownika, pracodawca ma obowiązek:
- obliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT),
- wystawić i przekazać formularz PIT-11 (dla rezydentów) lub IFT-1/IFT-1R (dla nierezydentów),
- zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych, o ile jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub zlecenie.
Dodatkowe obowiązki pojawiają się, gdy zatrudniasz osobę z zagranicy na podstawie umowy cywilnoprawnej i nie posiada ona certyfikatu rezydencji podatkowej – wówczas możesz mieć obowiązek poboru zryczałtowanego podatku w wysokości 20%.
Certyfikat rezydencji – dlaczego warto o niego poprosić?
Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument wystawiany przez zagraniczny urząd skarbowy, który potwierdza, że dana osoba podlega opodatkowaniu w swoim kraju. Jeśli go nie posiadasz, jako pracodawca jesteś zobowiązany do stosowania zasad podatkowych jak wobec polskiego nierezydenta.
Dzięki certyfikatowi możliwe jest zastosowanie przepisów odpowiednich umów o unikaniu podwójnego opodatkowania, które Polska zawarła z wieloma krajami. To pozwala uniknąć nadmiernego obciążenia pracownika podatkiem w Polsce.
VAT i inne podatki – czy mają znaczenie przy zatrudnieniu?
Jeśli cudzoziemiec świadczy usługi w ramach działalności gospodarczej zarejestrowanej za granicą, a Twoja firma korzysta z jego usług, mogą pojawić się również konsekwencje w podatku VAT – np. obowiązek rozliczenia tzw. importu usług i odwrotnego obciążenia.
W takich przypadkach warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który pomoże ustalić, czy obowiązek podatkowy dotyczy Ciebie jako zleceniodawcy i jak go prawidłowo rozliczyć.
Zatrudnienie cudzoziemca – podatkowa checklista dla pracodawcy:
- Ustal rezydencję podatkową pracownika (na podstawie miejsca zamieszkania lub certyfikatu)
- Sprawdź, czy istnieje umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania z krajem pochodzenia pracownika
- Prawidłowo rozlicz zaliczki na podatek dochodowy (PIT)
- Przygotuj właściwe dokumenty podatkowe (PIT-11, IFT-1)
- Oceń, czy nie występuje obowiązek podatkowy w zakresie VAT lub ZUS
Zatrudnianie obcokrajowców może być korzystne, ale wymaga dodatkowej ostrożności przy rozliczeniach podatkowych. Różnice w przepisach, rezydencja podatkowa, a także międzynarodowe umowy mogą znacząco wpłynąć na obowiązki pracodawcy. Warto zadbać o kompletność dokumentów i poprawne deklaracje, by uniknąć kar i korekt.
Jeśli zatrudniasz cudzoziemców lub planujesz to zrobić – upewnij się, że znasz wszystkie obowiązki. W razie wątpliwości skorzystaj z pomocy specjalisty, który pomoże Ci zadbać o zgodność z przepisami – i spokojnie rozwijać firmę.
