Ile lat przechowywać zeznania podatkowe - to pytanie zadaje sobie wielu podatników. Wszystkie dokumenty związane z rozliczeniami podatkowymi, takie jak zeznania PIT, faktury czy umowy należy przechowywać przez określony czas. Jest to konieczne ze względu na ewentualną kontrolę skarbową oraz przedawnienie zobowiązania podatkowego. W artykule wyjaśniamy dokładnie, jak długo trzeba przechowywać poszczególne dokumenty podatkowe, aby uniknąć konsekwencji ich zbyt wczesnego zniszczenia.
Kluczowe wnioski:- Zeznanie podatkowe PIT należy przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego.
- Faktury VAT trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym zostały wystawione.
- Umowy cywilnoprawne warto przechowywać przez 6 lat od końca roku, w którym wygasł stosunek prawny.
- Księgi rachunkowe i dokumentację księgową należy przechowywać przez 5 lat.
- Kontrola skarbowa może objąć okres 5 lat wstecz licząc od końca roku, w którym została rozpoczęta.
Jak długo przechowywać zeznania podatkowe
Jednym z najczęściej zadawanych pytań przez podatników jest: jak długo należy przechowywać dokumentację podatkową i zeznania PIT? Wielu z nas, po złożeniu rozliczenia do urzędu skarbowego, pozbywa się wszystkich dokumentów, nie zdając sobie sprawy, że może to mieć poważne konsekwencje. Tymczasem okres przechowywania deklaracji i innych dokumentów podatkowych jest ściśle określony.
W artykule wyjaśniamy, jak długo zgodnie z prawem podatkowym należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentacji związanej z rozliczeniami z fiskusem. Dowiesz się, kiedy można z czystym sumieniem pozbyć się starych PIT-ów i faktur oraz jakie konsekwencje grożą za zbyt pochopne ich zniszczenie.
Podstawowy termin przechowywania zeznań podatkowych
Zasadą jest, że zeznania podatkowe, czyli np. roczne PIT-y, trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Innymi słowy, jeśli złożyłeś PIT za 2022 r., to możesz się go pozbyć dopiero po 31 grudnia 2027 r. Nie wcześniej.
Ten 5-letni okres wynika wprost z art. 70 par. 1 ordynacji podatkowej. Stanowi on zasadniczy termin przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oznacza to mniej więcej tyle, że urząd skarbowy ma 5 lat na to, aby skontrolować Twoje rozliczenia podatkowe i ewentualnie domiar podatku lub ustalić zaległości.
Ile lat Urząd Skarbowy może kontrolować zeznania
Skoro więc mówimy o 5-letnim terminie przedawnienia, to kontrola podatkowa również może objąć okres maksymalnie 5 lat wstecz. Przykładowo, jeśli urząd skarbowy zacznie u Ciebie kontrolę w 2025 r., to może sprawdzić rozliczenia PIT za lata 2020-2024.
Należy jednak pamiętać o tym, że w pewnych przypadkach termin przedawnienia ulega wydłużeniu nawet do 10 lat. Dzieje się tak, gdy podatnik nie złożył deklaracji podatkowej lub gdy zostało wszczęte postępowanie karnoskarbowe lub podatnik jest podmiotem zagranicznym.
Stąd też zaleca się, aby mimo upływu podstawowego 5-letniego terminu, zachować rozwagę przy niszczeniu starych dokumentów i poczekać np. rok dłużej, czyli łącznie 6 lat. W ten sposób zyskujemy dodatkowy bufor bezpieczeństwa.
Kary za zbyt wczesne zniszczenie deklaracji
Co grozi osobie, która zbyt pochopnie pozbędzie się PIT-ów, nie czekając do końca okresu przechowywania wynikającego z przepisów? Kodeks karny skarbowy przewiduje za to karę grzywny do 720 stawek dziennych. Jeśli sprawa trafi do sądu, a podatnik zostanie uznany winnym takiego wykroczenia, może zapłacić bardzo wysoką grzywnę.
Kiedy niszczyć stare deklaracje i faktury
Oprócz samych zeznań podatkowych, podobny 5-letni okres przechowywania dotyczy też niektórych innych dokumentów księgowych i podatkowych:
- Faktur VAT - trzeba je przechowywać przez 5 lat od końca roku, w którym zostały wystawione
- Dokumentacji cen transferowych - okres przechowywania wynosi 5 lat od zakończenia roku obrotowego
- Ewidencji przebiegu pojazdu - przechowuj przez 5 lat po zbyciu pojazdu
Z kolei umowy o dzieło oraz zlecenie zaleca się przechowywać aż 6 lat od zakończenia roku, w którym wygasła taka umowa. Dzięki temu będziemy mieć pod ręką dokumenty, gdyby np. ZUS postanowił przeprowadzić kontrolę i zakwestionować poprawność rozliczenia takiej umowy.
Zasady przechowywania dokumentacji księgowej
Odrębne zasady przechowywania dotyczą również ksiąg rachunkowych i całości dokumentacji księgowej. Zgodnie z ustawą o rachunkowości jest to okres nie krótszy niż 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane dokumenty dotyczą.
| Rodzaj dokumentu | Minimalny okres przechowywania |
| Zeznanie podatkowe PIT | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Faktury VAT | 5 lat od końca roku wystawienia |
| Księgi rachunkowe | 5 lat po zakończeniu roku obrotowego |
Co jednak z pozostałymi dokumentami, takimi jak np. umowy o pracę, czy dokumentacja kadrowa? Kodeks pracy nie zawiera w tym zakresie żadnych szczególnych regulacji. Niemniej jednak warto przyjąć zasadę, że tego typu dokumenty powinny być przechowywane przez okres zatrudnienia pracownika + 3 lata od ustania stosunku pracy.
Automatyczne niszczenie po upływie terminu przedawnienia
I jeszcze jedna istotna kwestia - co się dzieje z naszymi zaległościami podatkowymi lub zobowiązaniami wobec skarbu państwa po upływie terminu przedawnienia, np. 5 lub 10 lat? Otóż zgodnie z ordynacją podatkową następuje ich automatyczne wygaśnięcie. Innymi słowy zaległy podatek po prostu przepada i nie trzeba go już płacić. Dotyczy to również odsetek za zwłokę od nieopłaconego podatku.
Podsumowując, przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów podatkowych i księgowych są dość skomplikowane. Warto jednak poświęcić chwilę, aby zapoznać się z zasadami i wiedzieć, kiedy z czystym sumieniem można pozbyć się starych PIT-ów czy faktur. A jeśli wciąż masz jakieś wątpliwości, zawsze możesz zasięgnąć porady u doradcy podatkowego.
Podsumowanie
Przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów podatkowych mogą wydawać się skomplikowane. Jednak warto poświęcić chwilę, aby je poznać. Dzięki temu będziemy wiedzieć, jak długo musimy przechowywać poszczególne deklaracje czy faktury VAT. Unikniemy ryzyka zbyt pochopnego ich zniszczenia, co grozi wysokimi karami. Przede wszystkim pamiętajmy, że zeznanie PIT trzeba przechowywać przez 5 lat od końca roku podatkowego. Podobny okres dotyczy też faktur oraz ksiąg rachunkowych.
Co ważne, kontrola podatkowa może objąć okres maksymalnie 5 lat wstecz. Dlatego lepiej poczekać z pozbywaniem się dokumentacji np. 6 lat, aby mieć dodatkowy bufor bezpieczeństwa. Po upływie terminu przedawnienia, nasze zaległości podatkowe ulegają automatycznemu wygaśnięciu. Nie trzeba ich już wtedy uiszczać. Miejmy jednak na uwadze, że w niektórych przypadkach okres przedawnienia wydłuża się nawet do 10 lat od końca roku, w którym powstało zobowiązanie podatkowe.
Bardzo istotne jest, aby przez cały wymagany okres przechowywać dokumentację w sposób gwarantujący jej bezpieczeństwo, kompletność oraz dostępność na żądanie organów kontrolnych. Najlepiej trzymać ją w formie elektronicznej, np. zeskanowaną. Dzięki temu zawsze będzie pod ręką. Warto też posiadać potwierdzenie nadania deklaracji podatkowych, aby móc wykazać, że dotarły one do urzędu skarbowego w terminie.
Podsumowując, przestrzeganie terminów przechowywania dokumentów podatkowych jest kluczowe dla bezpieczeństwa finansowego oraz uniknięcia konsekwencji z tytułu ich zbyt wczesnego zniszczenia. Poznanie obowiązujących zasad pozwoli nam w tym celu właściwie zaplanować harmonogram porządkowania archiwum.
