Podatki

Trzymanie pitów: jak długo przechowywać dokumenty

Autor Monika Wasilewska
Monika Wasilewska23.12.20239 min.
Trzymanie pitów: jak długo przechowywać dokumenty

Ile trzeba trzymać pity to kluczowe pytanie dla każdego przedsiębiorcy i osoby prywatnej. W artykule wyjaśnimy, jak długo należy przechowywać poszczególne dokumenty finansowe i prawne, aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym lub w razie kontroli. Dowiesz się, jakie są ustawowe terminy przedawnień roszczeń np. z tytułu umów cywilnoprawnych, danych medycznych czy akt pracowniczych. Przekażemy praktyczne wskazówki, jak zadbać o archiwizację dokumentów.

Kluczowe wnioski:
  • Dane osobowe trzeba trzymać co najmniej 6 lat od zakończenia umowy.
  • Dokumenty podatkowe firmy muszą być przechowywane 5 lat.
  • Akta pracownicze należy trzymać 50 lat od ustania stosunku pracy.
  • Recepty i dokumentację medyczną pacjentów trzeba przechowywać minimum 20 lat.
  • Wyroki i akta sądowe trzyma się 30 lat od zakończenia postępowania.

Ile trzeba trzymać pity danych osobowych

Dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania czy nr konta bankowego, podlegają ochronie zgodnie z RODO. Przedsiębiorstwa i instytucje przetwarzające dane osobowe mają obowiązek ich archiwizacji przez określony czas. Jak długo zatem trzymać pity z danymi osobowymi?

Zasadą ogólną jest, że dane osobowe przetwarza się tylko tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji celów, w jakich zostały one zebrane. Jednak w wielu przypadkach przepisy nakładają konkretny obowiązek archiwizacyjny.

I tak, na przykład dane pracowników trzeba przechowywać przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Z kolei dane kontrahentów (np. z umów cywilnoprawnych) przechowuje się co najmniej 6 lat od zakończenia umowy i 3 lata od zakończenia roku obrotowego.

Szczególnie restrykcyjne przepisy dotyczą instytucji finansowych, które mają obowiązek przechowywać dane klientów przez 5 lat po zamknięciu rachunku lub rozwiązaniu umowy.

Należy jednak pamiętać, że po upływie tych terminów dane osobowe powinny zostać trwale usunięte lub zanonimizowane. Ich dalsze przetwarzanie bez podstawy prawnej może skutkować bardzo wysokimi karami nakładanymi przez UODO.

Dane wrażliwe

Szczególnej ochronie podlegają dane wrażliwe, czyli m.in. o pochodzeniu rasowym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych, stanie zdrowia, kodzie genetycznym. Te dane osobowe przetwarzać można tylko w wyjątkowych, ściśle określonych sytuacjach i na ogół nie dłużej niż przez okres niezbędny do realizacji danego celu.

Na przykład, szpital ma prawo przetwarzać dane o stanie zdrowia pacjenta przez okres leczenia, a następnie archiwizować przez co najmniej 20 lat od dnia dokonania ostatniego wpisu. Z kolei dane dotyczące przynależności związkowej pracownika można przechowywać przez okres trwania stosunku pracy.

Ile trzeba trzymać pity z akt pracowniczych

Zatrudniając pracowników, pracodawca zakłada dla każdego z nich akta osobowe. Jak długo jak długo przechowywać pity z tymi dokumentami po zakończeniu współpracy?

Kodeks pracy nakłada na pracodawców obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres 50 lat. Ten długi czas archiwizacji tłumaczony jest potrzebą zabezpieczenia praw emerytalnych i rentowych pracowników.

Do akt osobowych zalicza się m.in. umowę o pracę, dokumenty związane ze świadczeniami socjalnymi, wnioski urlopowe, dane o wynagrodzeniu czy też informacje o udzielonych karach.

Warto zadbać o elektroniczną archiwizację dokumentów, co ułatwi ich późniejsze odszukanie. Nie ma przy tym przeszkód, aby część akt przechowywać w formie papierowej, a część w postaci zeskanowanych dokumentów.

50 lat od ustania stosunku pracy

Co istotne, powyższy 50-letni okres liczony jest dopiero od ustania stosunku pracy. Pracodawcy mylnie zakładają niekiedy, że wystarczy przechować dokumenty przez 50 lat od momentu zatrudnienia danej osoby. Jest to błąd, gdyż okres ten nie jest tożsamy z okresem zatrudnienia.

Przyjmijmy, że Jan Kowalski pracował w fabryce mebli od 1985 do 2005 r., czyli przez 20 lat. W takiej sytuacji jego akta osobowe pracodawca musi przechowywać jeszcze przez 50 lat po ustaniu zatrudnienia, a więc do 2055 r.

Akta osobowe pracownika przechowuje się przez 50 lat od ustania stosunku pracy, a nie od momentu zatrudnienia.

Ile trzeba trzymać pity podatkowe firm

Dokumenty księgowe i podatkowe, takie jak faktury VAT, rachunki czy deklaracje podatkowe, stanowią istotną część dokumentacji każdego przedsiębiorstwa. Jaki zatem jest obowiązkowy okres przechowywania takich dokumentów?

Ustawa o rachunkowości oraz ordynacja podatkowa nakładają na firmy obowiązek archiwizowania dokumentów podatkowych i księgowych przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Dotyczy to zarówno dokumentacji papierowej, jak i elektronicznej. Przedsiębiorstwa mają swobodę wyboru formy archiwizacji, przy czym muszą zapewnić ochronę danych przed zniszczeniem czy kradzieżą.

Po 5 latach część dokumentów księgowych i podatkowych można zniszczyć. Jednak niektóre kategorie dokumentów wymagają dłuższej archiwizacji, np. dokumenty pracownicze, medyczne czy też projekty unijne.

Rodzaj dokumentu Okres archiwizacji
Faktury VAT 5 lat
Deklaracje podatkowe 5 lat
Umowy cywilnoprawne 6 lat

Warto pamiętać o tym, aby przed zniszczeniem dokumentów sprawdzić, czy na pewno nie są już one potrzebne. Czasem kontrole podatkowe lub ZUS obejmują wcześniejsze okresy i wtedy przydaje się posiadać starszą dokumentację.

Ile trzeba trzymać pity z umów cywilnoprawnych

Trzymanie pitów: jak długo przechowywać dokumenty

Umowy cywilnoprawne, takie jak umowa zlecenie, umowa o dzieło czy kontrakty menedżerskie, wiążą się z określonymi obowiązkami archiwizacyjnymi. Jak długo zatem przechowywać umowy tego rodzaju po zakończeniu współpracy?

Kodeks cywilny przewiduje, że roszczenia wynikające z umów przedawniają się z upływem 3 lub 6 lat od wykonania umowy. Dlatego zaleca się przechowywanie umów cywilnoprawnych wraz z załącznikami przez 6 lat po zakończeniu współpracy.

W tym czasie zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca (wykonawca umowy) mają możliwość dochodzenia wzajemnych roszczeń, np. z tytułu niezapłaconego wynagrodzenia czy odszkodowania za nienależyte wykonanie umowy.

Po 6 latach od wygaśnięcia umowy cywilnoprawnej dokumenty można zniszczyć, o ile nie toczy się żadne postępowanie (np. sądowe lub podatkowe), do którego te dokumenty są potrzebne.

Należy jednak pamiętać, że umowy o dzieło wymagają przechowywania przez 10 lat ze względu na przepisy dotyczące rękojmi.

Forma archiwizacji umów

Umowy cywilnoprawne można archiwizować zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Jednak ważne jest, aby zapewnić integralność dokumentów i możliwość odczytania ich treści przez cały wymagany okres przechowywania.

Coraz popularniejsze staje się przenoszenie tych umów do chmury obliczeniowej oraz stosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co ma moc prawną na równi z dokumentami papierowymi.

Ile trzeba trzymać pity medyczne pacjentów

Placówki medyczne, takie jak przychodnie, szpitale czy laboratoria, mają obowiązek gromadzenia i archiwizacji dokumentacji dotyczącej pacjentów. Jak długo jednak przechowywać dokumentację medyczną?

Ustawa o prawach pacjenta jednoznacznie stanowi, że nośniki z danymi medycznymi, np. karty chorób, wyniki badań czy zdjęcia RTG, przechowuje się co najmniej przez 20 lat od dnia dokonania w nich ostatniego wpisu.

Taki długi, 20-letni okres archiwizacyjny tłumaczony jest potrzebą ochrony praw pacjenta oraz umożliwienia prowadzenia analiz statystycznych i badań naukowych.

Po 20 latach dokumentację medyczną można niszczyć, ale tylko pod warunkiem uzyskania zgody dyrektora właściwego archiwum państwowego. W przeciwnym razie nośniki informacji trzeba przechowywać bezterminowo.

  • dokumentacja medyczna pacjentów musi być przechowywana minimum 20 lat od ostatniego wpisu
  • po 20 latach konieczna jest zgoda archiwum państwowego na zniszczenie dokumentów
  • w przeciwnym razie obowiązuje bezterminowe przechowywanie dokumentacji medycznej

Oprócz ogólnej zasady 20-letniego okresu archiwizacji dokumentacji medycznej, odrębne przepisy przewidują dłuższe okresy przechowywania dla niektórych specyficznych rodzajów dokumentacji, np. zdjęć rentgenowskich czy dokumentów stanowiących dowód w toczących się postępowaniach.

Ile trzeba trzymać pity ze spraw sądowych

Sądy i inne organy wymiaru sprawiedliwości obligatoryjnie archiwizują dokumenty z prowadzonych spraw i postępowań. Jak długo jednak przechowuje się akta sądowe i prokuratorskie po zakończeniu sprawy?

Zasadą ogólną jest, że akta spraw sądowych przechowuje się przez 30 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa się zakończyła. Oznacza to de facto ok. 31-32 lata archiwizacji akt.

Dotyczy to zarówno spraw cywilnych, karnych, jak również postępowań administracyjnych. Do akt sprawy zalicza się wszelkie pisma procesowe, protokoły rozpraw, decyzje i wyroki sądu, opracowania biegłych, nagrania rozpraw itp.

Po 30 latach akta spraw sądowych mogą podlegać ekspertyzie archiwalnej i brakowaniu. Ostateczną decyzję o zniszczeniu akt pode

Podsumowanie

W artykule omówiliśmy terminy, jak długo należy przechowywać pity poszczególnych rodzajów dokumentów. Dowiedzieliśmy się, że dane osobowe przetwarza się zwykle nie dłużej niż jest to konieczne, ale pracownicze trzeba trzymać aż 50 lat. Z kolei dokumentację podatkową firm przechowuje się standardowo 5 lat. Nie zapomnieliśmy również o klientach indywidualnych – recepty i historie chorób pacjentów archiwizuje się minimum 20 lat. Mamy nadzieję, że artykuł pomoże uporządkować wiedzę na temat obowiązków związanych z przechowywaniem dokumentów.

Przy każdej kategorii dokumentów staraliśmy się nie tylko podać ustawowe terminy, ale również wyjaśnić, skąd wynikają tak długie okresy archiwizacji. Wszystko to po to, by czytelnik mógł łatwo zrozumieć ratio legis tych norm i sam ocenić sensowność nałożonych obowiązków. Ponadto dzieliliśmy się praktycznymi poradami, jak łatwo zadbać o przechowywania dokumentów zgodnie z literą prawa. Każdy dział zamykaliśmy kluczowym

Oceń artykuł

rating-fill
rating-fill
rating-fill
rating-fill
rating-fill
Ocena: 5.00 Liczba głosów: 1

5 Podobnych Artykułów:

  1. Jak odliczyć internet od podatku? Ulga za internet 2020
  2. Czy w Pradze można płacić euro? Praktyczne informacje dla turystów
  3. Ile jest warta moneta 5 zł z PRL? Sprawdź wartość kolekcjonerską.
  4. Podatek od najmu deklaracja - Rozliczenie umowy najmu mieszkania
  5. Deklaracja PIT 36 – formularz, druk, jak wysłać online
Autor Monika Wasilewska
Monika Wasilewska

Jestem doświadczoną podróżniczką, która od wielu lat przemierza świat. Dzielę się na blogu praktycznymi poradami związanymi z podróżowaniem - jak tanio kupić bilety lotnicze, gdzie szukać noclegów czy jak zorganizować wyprawę na własną rękę. Opowiadam o najciekawszych miejscach, które odwiedziłam i polecam Wam je z czystym sercem. Zapraszam w inspirującą podróż!

Udostępnij artykuł

Napisz komentarz

Polecane artykuły